Hulp nodig? Bel 0314 365975

Kantoorklachtenregeling en Privacyverklaring

Kantoorklachtenregeling

Artikel 1 begripsbepalingen

In deze kantoorklachtenregeling wordt verstaan onder:

  • klacht: iedere schriftelijke uiting van ongenoegen van of namens de cliënt jegens de advocaat of de onder diens verantwoordelijkheid werkzame personen over de totstandkoming en de uitvoering van een overeenkomst van opdracht, de kwaliteit van de dienstverlening of de hoogte van de declaratie, niet zijnde  en klacht als bedoeld in paragraaf 4 van de Advocatenwet;
  • klager: de cliënt of diens vertegenwoordiger die een klacht kenbaar maakt;
  • klachtenfunctionaris: de advocaat die is belast met de afhandeling van de klacht;

Artikel 2 toepassingsbereik

  1. Deze kantoorklachtenregeling is van toepassing op iedere overeenkomst van opdracht tussen de advocaat en de cliënt.
  2. De advocaat draagt zorg voor klachtafhandeling conform de kantoorklachtenregeling.

Artikel 3 doelstellingen

Deze kantoorklachtenregeling heeft tot doel:

  1. het vastleggen van een procedure om klachten van cliënten binnen een redelijke termijn op een constructieve wijze af te handelen;
  2. het vastleggen van een procedure om de oorzaken van klachten van cliënten vast te stellen;
  3. behoud en verbetering van bestaande relaties door middel van goede klachtenbehandeling;
  4. medewerkers te trainen in cliëntgericht reageren op klachten;
  5. verbetering van de kwaliteit van de dienstverlening met behulp van klachtbehandeling en klachtanalyse.

Artikel 4 informatie bij aanvang dienstverlening

  1. Deze kantoorklachtenregeling is openbaar gemaakt. De advocaat wijst de cliënt voor het aangaan van de overeenkomst van opdracht erop dat het kantoor een kantoorklachtenregeling hanteert en dat deze van toepassing is op de dienstverlening.
  2. De advocaat heeft in de overeenkomst van opdracht opgenomen bij welke onafhankelijke partij of instantie een klacht die na behandeling niet is opgelost kan worden voorgelegd ter verkrijging van een bindende uitspraak en heeft dit bij de opdrachtbevestiging kenbaar gemaakt.
  3. Klachten als bedoeld in artikel 1 van deze kantoorklachtenregeling die na behandeling niet zijn opgelost worden voorgelegd aan de deken van de Orde van Advocaten in het arrondissement Gelderland of aan de rechtbank Gelderland, waarbij dan Nederlands recht van toepassing is.

Artikel 5 interne klachtprocedure

  1. Indien een cliënt het kantoor benadert met een klacht, dan wordt de klacht doorgeleid naar mr. A.W. van der Boom, die daarmee optreedt als klachtenfunctionaris.
  2. De klachtenfunctionaris stelt degene over wie is geklaagd in kennis van het indienen van de klacht en stelt de klager en degene over wie is geklaagd in de gelegenheid een toelichting te geven op de klacht.
  3. Degene over wie is geklaagd tracht samen met de cliënt tot een oplossing te komen al dan niet na tussenkomst van de klachtenfunctionaris.
  4. De klachtenfunctionaris handelt de klacht af binnen vier weken na ontvangst van de klacht of doet met opgave van redenen mededeling aan de klager over afwijking van deze termijn met vermelding van de termijn waarbinnen wel een oordeel over de klacht wordt gegeven.
  5. De klachtenfunctionaris stelt de klager en degene over wie is geklaagd schriftelijk op de hoogte van het oordeel over de gegrondheid van de klacht, al dan niet vergezeld van aanbevelingen.
  6. Indien de klacht naar tevredenheid is afgehandeld, tekenen de klager, de klachtenfunctionaris en degene over wie is geklaagd het oordeel over de gegrondheid van de klacht.

Artikel 6 geheimhouding en kosteloze klachtbehandeling

  1. De klachtenfunctionaris en degene over wie is geklaagd nemen bij de klachtbehandeling geheimhouding in acht.
  2. De klager is geen vergoeding verschuldigd voor de kosten van de behandeling van de klacht.

Artikel 7 verantwoordelijkheden

  1. De klachtenfunctionaris is verantwoordelijk voor de tijdige afhandeling van de klacht.
  2. Degene over wie is geklaagd houdt de klachtenfunctionaris op de hoogte over eventueel contact en een mogelijke oplossing.
  3. De klachtenfunctionaris houdt de klager op de hoogte over de afhandeling van de klacht.
  4. De klachtenfunctionaris houdt het klachtdossier bij.

Artikel 8 klachtregistratie

  1. De klachtenfunctionaris registreert de klacht met daarbij het klachtonderwerp.
  2. Een klacht kan in meerdere onderwerpen worden ingedeeld.

 

 

Privacyverklaring

  • Contactgegevens

  • Dit is de privacyverklaring van Boom! Advocatuur & Mediation, gevestigd aan de Hanzestraat 27, 7006 RH Doetinchem. Telefoon: 0314-365975, email: contact@boomadvocatuur.nl

  • Algemeen

  • Boom Advocatuur & Mediation respecteert uw persoonsgegevens en draagt er zorg voor dat de persoonlijke informatie die aan ons wordt verstrekt of anderszins wordt verkregen vertrouwelijk wordt behandeld. Bij persoonsgegevens gaat het om alle informatie over een persoon. Ook gegevens die indirect iets over iemand zeggen, zijn persoonsgegevens. Met het onderstaande wordt uitvoering gegeven aan de in de AVG neergelegde informatieplicht aan de betrokkene(n) wiens persoonsgegevens Boom! Advocatuur en Mediation verwerkt.
  • Boom! Advocatuur en Mediation verwerkt persoonsgegevens zorgvuldig, vertrouwelijk en in overeenstemming met de geldende privacywetgeving. Wij informeren u over welke persoonsgegevens wij verwerken, in hoeverre en op welke manier.
  • Daarnaast moet er een gerechtvaardigde reden zijn om persoonsgegevens te verwerken. Voor het bereiken van het doel waarvoor de persoonsgegevens worden verwerkt, wordt inbreuk op de persoonlijke levenssfeer van u als betrokkene zoveel mogelijk beperkt.

  • Verwerkingsverantwoordelijke

  • Boom! Advocatuur & Mediation verwerkt persoonsgegevens om diensten aan te kunnen bieden, dienstverlening te kunnen verbeteren en om persoonlijk met u als betrokkene te kunnen communiceren.

  • Doel verwerking persoonsgegevens

  • Boom! Advocatuur & Mediation verwerkt de hierna genoemde persoonsgegevens uitsluitend voor de hierna te noemen doeleinden:
    – om met u in contact te treden;
    -het verlenen van juridische diensten, waaronder de uitvoering van een overeenkomst van opdracht of mediationovereenkomst,  en het voeren van (gerechtelijke) procedures;
    -innen van declaraties;
    -advisering, bemiddeling en verwijzing;
    -voldoen aan juridische en wettelijke verplichtingen, bijvoorbeeld administratieve verplichtingen;
    -communicatieactiviteiten;
  • Het op een andere manier verwerken van uw persoonsgegevens geschiedt alleen voor zover daarvoor expliciet toestemming is verleend.
  • U dient er bewust van te zijn dat wij zonder contactgegevens niet met u in contact kunnen treden. Tevens kan Boom! Advocatuur & Mediation zonder persoonsgegevens die belangrijk zijn voor de betreffende dienstverlening geen goede uitvoering geven aan de overeenkomst.

  • Welke persoonsgegevens worden verwerkt?

  • Verwerking van persoonsgegevens
    Website, contactformulier en email
    Bij het bezoeken van de website worden het gebruikte IP-adres, het besturingssysteem, en gebruikte internetbrowser verstrekt. Het IP-adres kan worden aangemerkt als een persoonsgegeven en zal worden gebruikt om cyberaanvallen af te houden, dit is een gerechtvaardigd belang.
  • Op onze website is het mogelijk een contactformulier in te vullen. In het contactformulier wordt gevraagd naar voornaam, achternaam emailadres en telefoonnummer. Deze gegevens worden enkel gebruikt om contact op te nemen.
  • Daarnaast worden de persoonsgegevens verwerkt die u actief aan ons verstrekt per email (Hierbij kunt u denken aan naam, telefoonnummer en emailadres of andere persoonsgegevens die u aan ons toestuurt). Hiermee verleent u aan ons toestemming om over het betreffende onderwerp contact op te nemen of wellicht uitvoering te geven aan de overeenkomst.
  • Dienstverlening
    Wanneer u zich aanmeldt voor een van onze diensten vragen wij u om een aantal persoonsgegevens te verstrekken. Bij al onze dienstverlening vragen wij u om een voor- en achternaam, adres, postcode, plaats telefoonnummer, emailadres en eventueel contactpersoon.
  • Ook kunnen wij u bijvoorbeeld vragen naar e-mails, rapporten, vonnissen, rechtelijke beschikkingen, notariële aktes, noodzakelijk voor een goede advisering, rechtsbijstand en communicatie. Tevens kan het gaan om andere gegevens van wederpartijen en derden, die bij de dienstverlening direct of indirect betrokken zijn.
  • Voornoemde persoonsgegevens verwerkt Boom! Advocatuur & Mediation omdat deze door u als betrokkene op eigen initiatief zijn verstrekt, in het kader van de dienstverlening zijn verkregen, door derde partijen aan ons kenbaar zijn gemaakt, waaronder wederpartijen, of via openbare bronnen bekend zijn geworden.
  • (Potentiële) dienstverleners
    Boom! Advocatuur & Mediation heeft ook contact met dienstverleners. Boom! Advocatuur & Mediation heeft van deze leveranciers de bedrijfsnaam, adres, postcode en plaats en naam, email en telefoonnummer van de betreffende contactpersoon. Deze persoonsgegevens zijn rechtmatig verkregen door toestemming die expliciet is gegeven of de uitvoering van de overeenkomst die met de betreffende dienstverlener is gesloten.
  • Om facturen te voldoen aan de dienstverlener verstrekt zij aan ons een factuur met daarop de bedrijfsnaam, adresgegevens, kvk nummer, btw nummer en bankgegevens, dit op basis van de overeenkomst en wettelijke verplichtingen die hiertoe bestaan.

  • Grondslag verwerking persoonsgegevens

  • Boom! Advocatuur & Mediation verwerkt de hierboven genoemde persoonsgegevens uitsluitend op basis van de hierna te noemen gronden als bedoeld in artikel 6 van de AVG:
    – wettelijke verplichting
    – uitvoering van de overeenkomst
    – verkregen toestemming van betrokkene(n)
    – gerechtvaardigd belang

  • Delen van persoonsgegevens met derden

  • Boom! Advocatuur & Mediation deelt uw persoonsgegevens alleen met derde partijen voor zover noodzakelijk voor de dienstverlening met inachtneming van de hiervoor genoemde doeleinden. Hierbij valt te denken aan waarneming van de praktijk door een andere advocaat/mediator, het(laten) uitvoeren van een deskundigheidsonderzoek of het inschakelen van een andere derde partij namens en in opdracht van Boom! Advocaatuur & Mediation, zoals een IT- leverancier, maar ook het verstrekken van uw persoonsgegevens in verband met (gerechtelijke) procedures of correspondentie met de wederpartij.
  • Daarnaast kan Boom! Advocatuur & Mediation persoonsgegevens verstrekken aan een derde partij, zoals een toezichthouder of een andere met openbaar gezag beklede instantie, doch uitsluitend voor zover daartoe een wettelijke verplichting bestaat.
  • Met de derde partij die namens en in opdracht van Boom!  Advocatuur & Mediation uw persoonsgegevens verwerkt, wordt een verwerkersovereenkomst gesloten waardoor die derde partij eveneens gehouden is tot naleving van de AVG. Door Boom! Advocatuur & Mediation ingeschakelde derde partijen, die als verwerkingsverantwoordelijke diensten aanbieden, zijn voor de (verdere) verwerking van uw persoonsgegevens zelf verantwoordelijk voor de (verdere) verwerking van uw persoonsgegevens zelf verantwoordelijk voor de naleving van de AVG. Hierbij valt te denken aan een accountant, notaris, ingeschakelde andere derde partij ten behoeve van een second opinion of deskundigenrapport.

  • Beveiliging persoonsgegevens

  • Boom! Advocatuur & Media

    Beveiliging persoonsgegevens

    tion hecht grote waarde aan de beveiliging en bescherming van uw persoonsgegevens en zorgt, rekening houdend met de stand van de techniek, voor passende technische en organisatorische maatregelen om een op het risico afgestemd beveiligingsniveau te waarborgen. In het geval Boom! Advocatuur & Mediation gebruik maakt van diensten van derde partijen, zoals een IT-leverancier, zal Boom! Advocatuur & Mediation  in het kader van de bescherming van persoonsgegevens in een verwerkersovereenkomst afspraken vastleggen over afdoende beveiligingsmaatregelen.

  • Bewaartermijn persoonsgegevens

  • Boom! Advocatuur & Mediation bewaart persoonsgegevens die worden verwerkt niet langer dan noodzakelijk is voor de hiervoor genoemde doeleinden van de gegevensverwerking dan wel op grond van wet- en regelgeving is vereist.
  • Mocht u bijvoorbeeld contact met ons hebben opgenomen via de email of het contactformulier dan zal, indien u geen opdrachtgever van ons bent of wordt, deze email worden verwijderd als uw vraag is beantwoord.
  • Het IP-adres ter beveiliging van de website, zal worden bewaard zolang dit nodig is voor deze beveiliging.
  • Boom! Advocatuur & Mediation is vanuit wetgeving verplicht om bepaalde (persoons)gegevens te bewaren. Zo bestaat er een bewaartermijn van 7 jaar op basisgegevens van Boom! Advocatuur & Mediation zoals de debiteuren- en crediteurenadministratie, verkoopadministratie en e-mails die betrekking hebben op de bedrijfsvoering.
  • Als het gaat om potentiële dienstverleners, dan zullen bedrijfsnaam, naam telefoonnummer en email van contactpersoon worden verwijderd als er geen overeenkomst wordt gesloten, tenzij zij toestemming verlenen om in het systeem te worden opgenomen. Deze toestemming wordt bijvoorbeeld verleend bij het verstrekken van een visitekaartje.
  • Als er een overeenkomst wordt gesloten worden deze gegevens en ook adres bewaard voor zo lang de overeenkomst standhoudt, rekening houdend met de fiscale bewaarplicht. Deze is ook van toepassing op gegevens die in de factuur vermeld staan zoals naam, adres, bankrekeningnummer, tenaamstelling, kvk nummer en btw nummer.
  • Gegevens die u zelf aan Boom! Advocatuur & Mediation verstrekt zullen zoveel mogelijk worden geretourneerd aan het einde van de dienstverlening.
  • Boom! Advocatuur & Mediation bewaart uw persoonsgegevens zeven jaar na afronding van de werkzaamheden en sluiting van het dossier.

  • Uw privacy rechten

  • Een verzoek tot inzage, correctie, beperking, verzet, overdraagbaarheid van gegevens, verwijdering van uw persoonsgegevens of intrekking van eerder gegeven toestemming, kunt u sturen via onderstaande contactgegevens. U ontvangt binnen vier weken na ontvangst op uw verzoek bericht van ons.
  • Er kunnen zich omstandigheden voordoen waarbij Boom! Advocatuur & Mediation aan uw verzoek als betrokkene geen of niet volledige uitvoering kan geven. Hierbij valt te denken aan de geheimhoudingsplicht van advocaten en wettelijke bewaartermijnen.
  • Uw verzoeken zoals hierboven bedoeld kunt u richten aan:
  • Boom! Advocatuur & Mediation
    mevrouw mr. A.W. van der Boom
    Hanzestraat 27
    7006 RH  Doetinchem
    tel: 0314-365975
    email: contact@boomadvocatuur.nl
  • Boom! Advocatuur & Mediation reageert zo snel mogelijk, maar in ieder geval binnen vier weken, op uw verzoek.
  • Mocht u niet tevreden zijn over de verwerking van uw persoonsgegevens dan kunt u terecht bij de Autoriteit Persoonsgegevens (Postbus 93374, 2509 AJ Den Haag).
  • Teneinde zeker te weten dat wij op basis van uw verzoek de betreffende persoonsgegevens aan de juiste persoon verstrekken, vragen wij u ter verificatie een kopie over te leggen van een geldig paspoort, rijbewijs of identiteitsbewijs met een afgeschermde pasfoto en BSN nummer. Boom! Advocatuur & Mediation neemt alleen verzoeken in behandeling die betrekking hebben op uw eigen persoonsgegevens.

  • Cookies, of vergelijkbare technieken, die wij gebruiken

    Een cookie is een eenvoudig klein bestandje dat met pagina’s van deze website wordt meegestuurd en door uw browser (bijv. Chrome, Internet Explorer, Safari, Firefox, Opera) op uw harde schrijf van uw computer wordt opgeslagen. De daarin opgeslagen informatie kan bij een volgend bezoek weer naar onze servers teruggestuurd worden.

  • Sessiecookies
    Met behulp van een sessie cookies kunnen wij zien welke onderdelen van de website u met uw bezoek hebt bekeken. Daardoor kan onze dienst zoveel mogelijk worden aangepast aan uw eigen wensen. Hiervoor maken wij gebruik van cookies van derde partijen. Deze cookies worden automatisch verwijderd zodra u uw webbrowser afsluit.
  • Functionele cookies
    Met behulp van een functionele cookies kunnen wij u herkennen bij een nieuw bezoek op onze website. De website kan daardoor speciaal op uw voorkeuren worden ingesteld. Ook wanneer u toestemming hebt gegeven voor het plaatsen van cookies kunnen wij dit door middel van een cookie onthouden. Hierdoor hoeft u niet steeds uw voorkeuren te herhalen waardoor u prettiger gebruik maakt van onze website. Deze cookies kunt u verwijderen via de instellingen van uw browser. Functionele cookies worden nooit gedeeld met andere partijen en worden uitsluitend gebruikt voor de website www.boomadvocatuur.nl
  • Analytische cookies
    Met analytische cookies verzamelen wij met behulp van derden statistieken over het gebruik van de website door de gebruikers. Door websitegebruik te meten kunnen we onze website blijven verbeteren in het voordeel van onze gebruikers. Voor het plaatsen van deze gegevens is geen toestemming vereist.
  • Mochten deze cookies worden ingezet om te koppelen aan bijvoorbeeld advertentiegegevens dan hebben wij wel toestemming van u nodig. Er is dan sprake van tracking cookies. Hierdoor kunnen wij te weten komen dat u naast onze website ook op de betreffende andere website(s) bent geweest.

  • Gebruik social media

    Op de website van Boom! Advocatuur & Mediation zijn knoppen (ook wel buttons genaamd) en/of links opgenomen om webpagina’s te kunnen promoten of delen op sociale (media) netwerken of websites van derden, zoals Twitter, Linkedin of Facebook. Boom! Advocatuur & Mediation houdt geen toezicht op en is niet verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens door en via zulke derde partijen. Het gebruik van die media is dus voor uw eigen risico. Voordat u van die diensten van derde partijen gebruik maakt, is het raadzaam eerst het privacystatement of de privacyverklaring van die derden door te lezen.

  • Aanpassing privacyverklaring

    Boom! Advocatuur & Mediation heeft het recht de inhoud van deze privacyverklaring op ieder gewenst moment zonder voorafgaande kennisgeving te wijzigen. Aanpassingen van de privacy verklaring worden op de website van het advocatenkantoor gepubliceerd. Raadpleeg daarom met regelmaat onze website www.boomadvocatuur.nl

  • Vragen & Contact

    Bij vragen of opmerkingen over de verwerking van uw persoonsgegevens en deze privacy verklaring kunt u contact opnemen met mevrouw mr. A.W. van der Boom.